Le calendrier de conservation est un élément très important dans l’élaboration d’un programme de gestion des documents. Il sert à gérer idéalement les dossiers qu’une organisation produit. Celui-ci précise le délai de conservation de chaque catégorie de documents publics qu’il reçoit ou élabore et la manière dont on les disposera à la fin de ce délai. Il est impératif d’inscrire dans le calendrier de conservation tous vos dossiers administratifs et dossiers personnels. Cet outil porte également sur tous les médias, notamment les films, les photographies, les vidéocassettes, les disques d’ordinateur et les messages électroniques.
Un outil utile pour contrôler la masse documentaire
Il est plus aisé de contrôler sa masse documentaire avec le calendrier de conservation. Cet outil se veut une stratégie permettant le repérage des documents qui ont de la valeur et dont la conservation est impérative. Il favorise aussi la mise de côté des dossiers sans importance. L’utilisation du calendrier de conservation est ainsi bénéfique à l’entreprise dans la gestion de sa documentation, surtout que l’outil assure la réduction des coûts de stockage des documents. Il protège également contre les éventuels risques découlant d’une conservation inadéquate de sa masse documentaire qui a tendance à grossir dans le temps. En effet, les activités quotidiennes de l’entreprise obligent l’exploitation de nouveaux documents qui se retrouvent sur une diversité de supports, dans une multitude de formats. Et cette documentation prend énormément de place sur les espaces de travail, qui peuvent être virtuels ou physiques. Ce que le calendrier de conservation aide à faire est d’éliminer les documents inutiles pour ne conserver que ceux qui ont de la valeur. Cela permet d’économiser de l’espace au niveau des supports de stockage. En outre, on ne perd pas trop de temps lors de la recherche d’un dossier important.
Pour en savoir plus : Qu’est-ce que le calendrier de conservation ?
Un outil permettant de mieux gérer les archives
L’application du calendrier de conservation permet de gérer au mieux ses archives. Cet outil est notamment utile pour les appréhender de la meilleure des façons. Il donne notamment la possibilité de mieux traiter les archives courantes, c’est-à-dire les documents qu’on utilise tous les jours dans le cadre de ses activités quotidiennes. Lorsqu’ils deviennent des archives intermédiaires, le calendrier de conservation permet aussi de s’en rendre compte. On aura donc recours à ces archives pour apporter des preuves ou dans le cadre d’un contrôle. À un moment de la vie de l’entreprise, certains documents auront le statut d’archives historiques et c’est aussi le calendrier de conservation qui aidera à les traiter comme tel. Cet outil est donc incontournable dans une organisation qui accorde de l’importance à la bonne gestion de ses dossiers.
Le calendrier de conservation pour bien traiter les archives sous toutes les formes
Quelle que soit la forme sous laquelle se présentent vos archives, le calendrier de conservation vous permettra de les traiter convenablement. Cet outil ne gère pas seulement les documents papier. Il assure aussi le traitement adéquat de tout fichier numérique. Le calendrier de conservation étend également ses tentacules aux ressources de formats traditionnels, telles que les cassettes audio, les photographies et les bandes vidéo. Toutefois, la gestion sur le long terme de ces éléments est assez complexe. Il est nécessaire à cet effet de se fier à des règles particulières qui font des recommandations sur les principes à suivre pour bien les traiter. Il en ressort que leur destruction doit se faire à l’état inactif.
L’environnement des technologies de l’information est en perpétuelle évolution. Cela répond au besoin de soutenir les nouvelles orientations stratégiques du gouvernement. Le calendrier de conservation doit pouvoir s’adapter à cette évolution en intégrant des solutions de gestion des archives, qu’elles soient courantes ou intermédiaires. Une attention particulière est accordée aux solutions informatiques, la dématérialisation étant de plus en plus ancrée dans les habitudes organisationnelles.